職場英文Email／掌握2大句型、3大技巧，寫邀請函不再頭痛

全球化時代來臨，國際間的交流日益頻繁，不管是政府機關、大專院校或跨國公司，皆積極舉辦國際會議、工作坊或跨國業務會議。

今天為大家介紹英文書信的 ... 在今天看見明天 × 職場英文Email／掌握2大句型、3大技巧，寫邀請函不再頭痛 陳超明、許瑞娟 個人成長 2019-11-2513:58 +A -A 加入收藏 全球化時代來臨，國際間的交流日益頻繁，不管是政府機關、大專院校或跨國公司，皆積極舉辦國際會議、工作坊或跨國業務會議。

今天為大家介紹英文書信的基本架構，透過實際範例說明幾個實用的句型與單字。

學會這些句型，就能順利踏出國際溝通的第一步！ 任職於文明顧問公司的林秀玟，最近承接文化部一個文化創意產業案子，必須在年底前舉辦一場「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會，預計邀請三位國外學者來台灣，與國內產官學界進行交流與對談。

秀玟是國立大學外文系畢業，是本案的PM，必須獨力與國外學者聯繫與洽聘。

秀玟接下如此重要工作，感到非常開心，覺得自己的能力可以好好發揮，然而，到底要如何寫出一封正確且不失禮的英文邀請函呢？   實用句型介紹   一、Onbehalfof+Noun（機關名稱）,S+V Onbehalfof加上機關名稱，中文意思為「謹代表OOO（公司或機關）」。

  【例句】 OnbehalfofAsus,Taiwan,itismypleasuretowelcomeyoutoouroffice. （本人謹代表華碩台灣總部，誠摯歡迎你們的到訪。

）   二、S+V…,V-ing 在英文主要子句「主詞+動詞」結構的後面加上Ving，通常表示前面主要結構的含義，會影響後面的事件或是延續前面主要結構的動作及行為。

在英文書信撰寫上經常可以看到這樣的句型。

【例句】 Weareorganizinganinternationalsymposium,invitingdistinguishedscholarsandspecialiststosharetheirvisionsandinspiringconceptswithoursuppliersandcustomers. （我們正在規畫一場國際研討會，邀請知名學者及專家來分享他們的遠見，並給予供應商及顧客一些觀念上的啟發。

）   打動收信人的小技巧   邀請函是單位或公司與國外學者專家或廠商聯繫的第一步，同時影響受邀者對台灣的第一印象。

一封格式正確、語言使用恰當的邀請函不僅可展現主辦單位的專業度與國際化，亦有助於提升國外講者的來台動機。

  一、寫下SMART的信件主旨   現今社會，大家都非常頻繁地使用電子郵件聯繫，很多知名的學者或專家一整天可能會收到50封以上的郵件。

因此，信件主旨相當重要，主旨標題若取得不恰當，講者很容易忽略此信，甚至直接丟到垃圾桶。

寫主旨時應盡量符合SMART原則：具體的（specific）、有意義的（meaningful）、適當的（appropriate）、切題的（relevant）、體貼的（thoughtful）。

  國際會議邀請函的主旨，建議可採用「SpeechInvitationfromTaiwan」或「InvitationtoInternationalSymposium」。

  二、寄給邀請人被退信怎麼辦？   很多單位或公司都會把專家學者個人簡歷與聯絡方式標註在網頁上，但有時會被退信。

如果找不到其他聯絡方式，建議可以將邀請函寄給該人士任職單位或公司。

  三、寄件者該用誰的名義？ 一封代表單位的邀請函，寄件者應該使用長官或主管名義，還是承辦人呢？專案承辦人員應該很清楚，若使用單位長官或主管名義發信，通常必須需要經過內部簽呈作業，在程序上較為複雜。

然而，在洽聘國外講者的過程有很多變數。

因此，在最初邀請函中，建議使用承辦人名義進行聯繫，等到國外講座確定接受邀請後，再以主管或長官名義寄發正式邀請函。

  【範例】 Yoursfaithfully, WendyLin ForJOANNAHSU,Director-general   此外，亦可將承辦人的名字寫在上方，主管姓名寫在下方，並在主管或長官姓名前面加上「for」或「pp.」（perprocuration的縮寫），代表「委任、授權」之意。

  完整的邀請函範例如下：     About陳超明 台灣全球化教育推廣協會理事長   ※本文經授權轉載自《EnglishCareer》 延伸閱讀》多益一年進步385分英語助他快速晉升跨國企業經理 多益 職場英文 邀請函 信件 郵件 延伸閱讀 一封來自英國的分手信 2017-04-06 李奧納多奪影帝不忘「愛地球」 2016-03-03 柯文哲onbehalfofTaipei 2015-07-23 國際會議英文》寫好致詞演講稿，掌握五大架構讓你萬無一失 2019-12-09 參加國際晚宴要做哪些準備？選對閒談話題讓你順利發言 2020-07-02 台股大盤概況走勢 熱門: 熱門話題 /HOTARTICLES/ 最新文章 /HOTNEWS/ 熱門推薦 /HOTRECOMMEND/ x 股神巴菲特手握「這檔」股票，獲利逾1200億美元　謝金河：價值投資很可能是今年的主題曲！ 台股大盤走勢 熱門: