職場英文Email/掌握2大句型、3大技巧,寫邀請函不再頭痛

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全球化時代來臨,國際間的交流日益頻繁,不管是政府機關、大專院校或跨國公司,皆積極舉辦國際會議、工作坊或跨國業務會議。

今天為大家介紹英文書信的 ... 在今天看見明天 × 職場英文Email/掌握2大句型、3大技巧,寫邀請函不再頭痛 陳超明、許瑞娟 個人成長 2019-11-2513:58 +A -A 加入收藏 全球化時代來臨,國際間的交流日益頻繁,不管是政府機關、大專院校或跨國公司,皆積極舉辦國際會議、工作坊或跨國業務會議。

今天為大家介紹英文書信的基本架構,透過實際範例說明幾個實用的句型與單字。

學會這些句型,就能順利踏出國際溝通的第一步! 任職於文明顧問公司的林秀玟,最近承接文化部一個文化創意產業案子,必須在年底前舉辦一場「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會,預計邀請三位國外學者來台灣,與國內產官學界進行交流與對談。

秀玟是國立大學外文系畢業,是本案的PM,必須獨力與國外學者聯繫與洽聘。

秀玟接下如此重要工作,感到非常開心,覺得自己的能力可以好好發揮,然而,到底要如何寫出一封正確且不失禮的英文邀請函呢?   實用句型介紹   一、Onbehalfof+Noun(機關名稱),S+V Onbehalfof加上機關名稱,中文意思為「謹代表OOO(公司或機關)」。

  【例句】 OnbehalfofAsus,Taiwan,itismypleasuretowelcomeyoutoouroffice. (本人謹代表華碩台灣總部,誠摯歡迎你們的到訪。

)   二、S+V…,V-ing 在英文主要子句「主詞+動詞」結構的後面加上Ving,通常表示前面主要結構的含義,會影響後面的事件或是延續前面主要結構的動作及行為。

在英文書信撰寫上經常可以看到這樣的句型。

【例句】 Weareorganizinganinternationalsymposium,invitingdistinguishedscholarsandspecialiststosharetheirvisionsandinspiringconceptswithoursuppliersandcustomers. (我們正在規畫一場國際研討會,邀請知名學者及專家來分享他們的遠見,並給予供應商及顧客一些觀念上的啟發。

)   打動收信人的小技巧   邀請函是單位或公司與國外學者專家或廠商聯繫的第一步,同時影響受邀者對台灣的第一印象。

一封格式正確、語言使用恰當的邀請函不僅可展現主辦單位的專業度與國際化,亦有助於提升國外講者的來台動機。

  一、寫下SMART的信件主旨   現今社會,大家都非常頻繁地使用電子郵件聯繫,很多知名的學者或專家一整天可能會收到50封以上的郵件。

因此,信件主旨相當重要,主旨標題若取得不恰當,講者很容易忽略此信,甚至直接丟到垃圾桶。

寫主旨時應盡量符合SMART原則:具體的(specific)、有意義的(meaningful)、適當的(appropriate)、切題的(relevant)、體貼的(thoughtful)。

  國際會議邀請函的主旨,建議可採用「SpeechInvitationfromTaiwan」或「InvitationtoInternationalSymposium」。

  二、寄給邀請人被退信怎麼辦?   很多單位或公司都會把專家學者個人簡歷與聯絡方式標註在網頁上,但有時會被退信。

如果找不到其他聯絡方式,建議可以將邀請函寄給該人士任職單位或公司。

  三、寄件者該用誰的名義? 一封代表單位的邀請函,寄件者應該使用長官或主管名義,還是承辦人呢?專案承辦人員應該很清楚,若使用單位長官或主管名義發信,通常必須需要經過內部簽呈作業,在程序上較為複雜。

然而,在洽聘國外講者的過程有很多變數。

因此,在最初邀請函中,建議使用承辦人名義進行聯繫,等到國外講座確定接受邀請後,再以主管或長官名義寄發正式邀請函。

  【範例】 Yoursfaithfully, WendyLin ForJOANNAHSU,Director-general   此外,亦可將承辦人的名字寫在上方,主管姓名寫在下方,並在主管或長官姓名前面加上「for」或「pp.」(perprocuration的縮寫),代表「委任、授權」之意。

  完整的邀請函範例如下:     About陳超明 台灣全球化教育推廣協會理事長   ※本文經授權轉載自《EnglishCareer》 延伸閱讀》多益一年進步385分英語助他快速晉升跨國企業經理 多益 職場英文 邀請函 信件 郵件 延伸閱讀 一封來自英國的分手信 2017-04-06 李奧納多奪影帝不忘「愛地球」 2016-03-03 柯文哲onbehalfofTaipei 2015-07-23 國際會議英文》寫好致詞演講稿,掌握五大架構讓你萬無一失 2019-12-09 參加國際晚宴要做哪些準備?選對閒談話題讓你順利發言 2020-07-02 台股大盤概況走勢 熱門: 熱門話題 /HOTARTICLES/ 最新文章 /HOTNEWS/ 熱門推薦 /HOTRECOMMEND/ x 股神巴菲特手握「這檔」股票,獲利逾1200億美元 謝金河:價值投資很可能是今年的主題曲! 台股大盤走勢 熱門:



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