【陳超明×國際溝通講堂】國際溝通的第一步：英文邀請函

國際會議邀請函的標題建議可採用“Speech Invitation from Taiwan”或“Invitation to International Symposium”。

二、寄給邀請人被退信怎麼辦？ 很多單位或公司都會把專家 ... EnglishCareer第59期名家專欄陳超明／國際溝通講堂 38,017 全球化時代來臨，國際間的交流日益頻繁，不管是政府機關、大專院校或跨國公司，皆積極舉辦國際會議、工作坊或跨國業務會議。

筆者從本期開始將以專欄的方式，為大家介紹與國際會議有關的實務英語學習內容。

今天為大家介紹的是英文書信的基本架構，透過實際範例說明幾個實用的句型與單字。

學會這些句型，就能順利踏出國際溝通的第一步！ 秀玟任職於文明顧問公司，最近公司承接文化部一個文化創意產業案子，必須在今年年底前舉辦一場「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會，預計邀請三位國外學者來台灣，與國內的產官學界進行交流與對談。

秀玟為國立大學外文系畢業，是本案的PM，必須獨力與國外學者聯繫與洽聘。

秀玟接下如此重要工作，感到非常開心，覺得自己的能力可以好好發揮，然而，到底要如何寫出一封正確且不失禮的英文邀請函呢？ 實用句型介紹 一、Onbehalfof+Noun（機關名稱）,S+V Onbehalfof加上機關名稱，中文意思為「謹代表OOO（公司或機關）」。

【例句】 OnbehalfofAsus,Taiwan,itismypleasuretowelcomeyoutoouroffice. （本人謹代表華碩台灣總部，誠摯歡迎你們的到訪。

） 二、S+V…,V-ing 在英文主要子句「主詞+動詞」結構的後面加上Ving，通常表示前面主要結構的含義，會影響後面的事件或是延續前面主要結構的動作及行為。

在英文書信撰寫上經常可以看到這樣的句型。

【例句】 Weareorganizinganinternationalsymposium,invitingdistinguishedscholarsandspecialiststosharetheirvisionsandinspiringconceptswithoursuppliersandcustomers. （我們正在規畫一場國際研討會，邀請知名學者及專家來分享他們的遠見，並給予供應商及顧客一些觀念上的啟發。

） 打動收信人的小技巧 邀請函是單位或公司與國外學者專家或廠商聯繫的第一步，同時影響受邀者對台灣的第一印象。

一封格式正確、語言使用恰當的邀請函不僅可展現主辦單位的專業度與國際化，亦有助於提升國外講者的來台動機。

一、寫下SMART的信件主旨 現今社會，大家都非常頻繁地使用電子郵件聯繫，很多知名的學者或專家一整天可能會收到50封以上的郵件。

因此，信件主旨相當重要，主旨標題若取得不恰當，講者很容易忽略此信，甚至直接丟到垃圾桶。

寫主旨時應盡量符合SMART原則：具體的（specific）、有意義的（meaningful）、適當的（appropriate）、切題的（relevant）、體貼的（thoughtful）。

國際會議邀請函的標題建議可採用“SpeechInvitationfromTaiwan”或“InvitationtoInternationalSymposium”。

二、寄給邀請人被退信怎麼辦？ 很多單位或公司都會把專家學者個人簡歷與聯絡方式標註在網頁上，但有時會被退信。

如果找不到其他聯絡方式，建議可以將邀請函寄給該人士任職單位或公司。

三、寄件者該用誰的名義？ 一封代表單位的邀請函，寄件者應該使用長官或主管名義，還是承辦人呢？專案承辦人員應該很清楚，若使用單位長官或主管名義發信，通常必須需要經過內部簽呈作業，在程序上較為複雜。

然而，在洽聘國外講者的過程有很多變數。

因此，在最初邀請函中，建議使用承辦人名義進行聯繫，等到國外講座確定接受邀請後，再以主管或長官名義寄發正式邀請函。

【範例】 Yoursfaithfully, WendyLin ForJOANNAHSU,Director-general 此外，亦可以將承辦人的名字寫在上方，主管姓名寫在下方，並在主管或長官姓名前面加上for或pp.（perprocuration的縮寫），代表「委任、授權」之意，這也是一個好方法。

英文書信的7個基本架構 1.稱呼語（Salutation） DearProfessorChrisBilton, 稱呼語為寄信者對收信者的稱呼，一般來說為「Dear+職稱+收信者姓名」，例如DearProfessorSchmitt／DearDirectorChen／DearPresidentDouglas。

如果不知道收信者的職稱或無特殊職稱，亦可使用DearMr.Schmitt／DearMs.Chen／DearMr.Douglas。

中文書信習慣在稱呼語後方加上冒號，請注意英文書信稱呼語的後方習慣加上逗號（,）。

2.引言（Introduction） OnbehalfofMinistryofCulture,IamwritingtoinviteyoutobeaspeakeratourInternationalsymposiumonTheEmergingTrendsinTalentDevelopmentforcreative Industry,heldbyMinistryofCulture,RepublicofChina(Taiwan)onSeptember10-11,2015. 英文書信的首段為引言，通常是闡述此信的目的。

國際研討會邀請函的撰寫上，第一段建議直接敘明您代表某某單位或公司邀請收件者參加國際會議，一併點出會議主題、地點與日期。

3.細節（Details） TheMinistryofCultureisamajorgovernmentagencyforpreservingandpromoting Taiwan’sculturalandartisticheritageandwealsohelpbusinessesandcommunitiesgrowbyinvestingininnovation.Thisyear,weareorganizinganinternationalsymposiumfocusingontheissuesoftalentdevelopmentforcreativeindustry,invitinglocalandinternationaldistinguishedscholarsinculturalandcreativeindustriesandrelateddisciplinestosharetheirvisionsandinspiringconceptswithourcivilservants.Youhavebeenhighlyrecommendedtobeourhonorableguestinthissymposium. Thissymposiumwillbeattendedbymorethan200officialsofcentralandlocalgovernmentsofTaiwan.Youwillbeexpectedtogivea1hourkeynotespeechand,later,tojoina20-mjnpaneldiscussionwithotherscholarsandexperts.Theagenda(draft)isattachedforyourreference.Thedetailedonewillfollowafterallthespeakersaredetermined. Youwillbeofferedbusinessround-triptickets,transportationandaccommodationduringyour3-4day’sstay,andanhonorariumofTWD20,000(aboutUS$666)foryour1hourpresentationandthepaneldiscussion. 細節部分通常承接首段的引言，進一步提供更多、更詳細的訊息。

一般來說，邀請國外學者或專家來台灣時，細節部分必須包含背景資訊、工作內容與工作條件等三項內容，並分段說明。

4.回應或行為（ResponseorAction） Pleasekindlyletusknowwhetheryouwillbewillingtoattendthesymposiumduringthescheduleddays.Onceagain,itisourgreathonortoinviteyoutoTaiwan.Itwillbegreatlyappreciatedifyoucouldreplythisinvitationby15thMarch2015. 此部分是延續細節內容，希望收信者做出回應或採取特定行為。

國際會議的邀請函，建議註明期望收信者回覆的期限。

5.結語（close） Foranyfurtherquestions,don’thesitatetoemailme.Iwouldbehappytodiscussanydetailsinthefollowingcommunication. 結語通常是簡單的一句話，為細節、回應與行為兩部分做簡單的總結。

可以使用“Apromptreplywouldbegreatlyappreciated.”，期望對方盡速給予回覆。

亦可使用“Pleaseletmeknowifyouneedanyfurtherinformation.”，鼓勵對方提出問題，俾利進行後續溝通。

6.結尾敬辭（Complimentaryclose） Sincerely, 結束信件的正文時，英文書信習慣加上結尾敬辭。

如果收信者為已知的特定人士，結尾敬辭建議使用Sincerely/Yourssincerely。

7.寄件人姓名及頭銜（Nameofsenderanddesignation） WendyLin SeniorOfficer Dept.ofCultural&CreativeDevelopment MinistryofCulture Taiwan 結尾敬辭下方應註明寄件人的姓名、頭銜與單位名稱。

寄件人的姓名可以全部大寫或開頭字母大寫，頭銜則置於姓名下方，最下面則是任職單位與機關的英文名稱。

（本文由陳超明、許瑞娟共同撰寫） 【陳超明小檔案】 姓名：陳超明 經歷：台灣全球化教育推廣協會理事長、實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授 PreviousPost 【莊坤良×跨文化筆記】用英文，學英文 NextPost 關鍵2分鐘用實戰經驗畫龍點睛/履歷自傳別再寫家世背景了！ 發燒話題 想當公務員更需英語力雙語政策將成國考重心 台灣邁向雙語國家教育需與人才進用雙管齊下 英語、程式、理財、證照課程最夯加值職場競爭力／小資族開外掛、身價翻倍線上進修 熱門文章 文組生換跑道寫Code英文能力是關鍵 英文閱讀壓力大？掌握五大基本守則快樂讀英文 【鍾文雄×關鍵數字】如何有效帶領與留任新世代人才？ 活動快訊 想當公務員更需英語力雙語政策將成國考重心 邁向2030雙語國家，台南市輔導百年菜市場提供雙語服務 後疫情時代，「關鍵人才」將成求職徵才新趨勢，你是企業的首選嗎？ 徵才版快速約會十分鐘決定是否繼續談下去 《公益英語學堂》上線　遠距學英語幫助馬拉威 台灣全球化教育推廣協會 GlobalEducationAssociationinTaiwan 關於我們 台灣全球化教育推廣協會 出版品 EnglishCareer期刊 專案成果 合作夥伴 AIESEC國際經濟學商學學生會 CHRMA中華人力資源管理協會 SHRM TESOL 聯絡資訊 EnglishCareer-GEAT [email protected] 電子報訂閱 ShoppingBasket