職場箴言系列-07 【拒當天兵】會議安排常見錯誤 - CT 的隨想筆記

因為當上副總以後，許多重要會議都會被同事請去當吉祥物坐陣現場，也向客戶展現公司對該客戶的重視，因為會議太多以致於我常常會有會議衝突的情況，同一個時間會有多個會議 ...  Thissitewasdesignedwiththe.comwebsitebuilder.Createyourwebsitetoday.StartNowAllPostsDigitalTransformationForensicBusinessContinuityExperiencesharingDataAnalytics其他文章或分享SearchChristinaTsengJan165minread職場箴言系列-07【拒當天兵】會議安排常見錯誤又是隔了好久才發文，實在是因為不知道要寫些什麼題目。

在構思題目時通常蠻隨興發揮，多半是最近工作或生活上有感而發，藉由文章來給自己或年輕人一些提醒…筆者從小朋友協助安排會議，到現在執行副總每天被約會議，常常因為一些會議的安排不當，氣得大發雷霆或者氣到內傷。

所以今天想來跟各位聊聊安排會議的常見錯誤（尤其邀請主管或者是客戶的會議）並提供相關建議，希望可以幫助一些年輕人不要犯一些天兵的錯誤。

常見錯誤1：直接發會議邀請因為當上副總以後，許多重要會議都會被同事請去當吉祥物坐陣現場，也向客戶展現公司對該客戶的重視，因為會議太多以致於我常常會有會議衝突的情況，同一個時間會有多個會議邀請，這時候，我們就會選擇有跟我們報告過相關會議務必要請我們參加的場次，基於禮貌我還是會向同時間約我會議的其他同仁提醒一下我不會到場，往往就會收到一些同事表示他們的會議如何重要、他們多久以前就已經發會議通知給我之類的話，表示我必須得參加之類的要求。

但事實上我卻沒有被該組同仁告知過該會議的目的、對象、為何我需要參加的理由，所有收到的資訊就僅有那outlook的會議邀請的時間與地點。

這種多半對我們受邀者來說，會覺得不受重視甚至隨意對待的感受。

建議會議要邀約時，要先與受邀者確認時間是否有空，即便受邀者有秘書可以安排會議，基於尊重，還是要與受邀者說明有這樣的會議，會議的緣由、預計參與者、以及預期受邀者出席的角色為何（吉祥物、去吵架、去道歉…..等），如此才能使受邀者能瞭解並幫助團隊達到想要的效果。

常見錯誤2：沒頭沒尾劈頭就問時間筆者還常常接到電話，劈頭就是一句，“CT….下個月十五號你有空嗎？我需要約你個會議去跟對方老總報告”。

頓時腦袋一片空白，一把火就上來了回問到，”那我問你下個月二十號你有空嗎？”。

對方發愣回到“下個月還很久，我也不清楚”，我馬上爆炸….”今天才五號，你問我下個月十五號有沒有空，我行程滿到只能記得明天的行程，你問下個月？有沒有搞錯？”這種會議邀約我還蠻常碰到的，往往大家都從自我角度出發，只想著要趕快把會議時間定下來，卻沒有去思考這些問題，尤其職位越高的人，他們的時間往往不是自己的，建議大家應該要先去跟他們的秘書或同事詢問他們有空的時間後，再向他們提出邀約與說明，這樣對於這些長官們而言，僅需要就你所邀約的內容去判定重要性以及是否出席，而不是還要自己去檢查自己的行程來回覆你….因為不是他們不願意，是他們常常自己也不清楚時間。

常見錯誤3：口頭約定未落實邀請還有一種，用Line或email詢問報告完，確認時間後，就從此不聞不問，到了當天會議快要開始了，才會收到訊息“CT，你要上線了嗎？我們都到了喔！”。

然後我可能正在別的會議上開會，壓根忘了有這件事。

同學們，為何你們會覺得跟這些高階的長官口頭講完，他們回OK以後，就會自己去把電腦打開、開行事曆把會議時間預留下來？大多數的反應會是，團隊會與秘書聯繫，由秘書會幫忙把會議壓上行事曆，或者是發出會議邀請把相關資訊寫清楚。

所以下次請不要預設認為口頭約定後，他們就會自己記得要把時間預留好！常見錯誤3：會議前未適當提醒如同前面提到，多半我們行事曆上，同一時間會有很多會議邀約，有些是告知、有些是要請我務必到達，常常有許多會議是兩週以前約的，但同仁跟主管確認會到、且壓下行事曆後，就認為當天對方一定會出席，但往往愈高階主管愈忙碌，常常有許多會議衝突與安排，時間一久再加上其他的插件，就會淡忘了你的邀約。

所以筆者就見過很多慘劇，是團隊太早約卻沒有做任何提醒之下，直接被遺忘放鴿子的情況，固然主管應該要再確認自己的行程，但團隊過於放心的作為，筆者覺得還是不甚妥適。

建議這種較早預約的會議，一週前要再提醒對方、前一天還需要再提醒對方集合方式，確實得到對方的回應，才能確保對方準時出席會議。

常見錯誤4：會議預約資訊不完全另一種常見的狀況，就是行事曆上，除了標題【XX銀行-資安長會議】、會議時間【10:00】、會議地點【10樓會議室】等資訊後就什麼都沒有了。

看到後我會有幾個疑問，地址在哪？不用團隊先集合嗎？那麼應該幾點在哪集合？還有更狠的，有時候約的會議是我一個人要去講課，但團隊沒有人陪我，但也沒寫清楚，我要跟誰聯絡……打電話詢問團隊，他們會說”先前聯繫的電郵裡有聯絡人資訊”…..髒話都要飆出來了，心想『你是不知道老娘一天信件上百封嗎？去哪找阿？！』所以請各位建議會議邀約要寫清楚幾件事會議標題：要清楚明確，講清楚是什麼公司、什麼會議（標題簡短一句話，不要太常），若很重要可以註記請主管務必出席之類，使主管們在自己行事曆上可以一目瞭然。

會議地點：即時主管再怎麼瞭解該公司，實體會議也一定要把地址寫清楚、線上會議一定要附好會議連結（最好要測試過，因為筆者有碰過連結是錯的或者權限沒設定好）。

集合時間：與客戶的會議，應該事先集合一起抵達，因此事先約在哪裡集合、幾點集合也需要寫明清楚，避免遲到或者是三三兩兩到達這種不專業的情況。

聯繫窗口：無論團隊同仁是否與窗口熟識，為了避免意外情況（有時會碰到有人單獨到達需自行聯繫），還是要在會議邀請中註明聯絡窗口的單位、分機、姓名。

因為多半大樓要進入需要填寫訪客登記，這些資訊都是很有必要知道的。

相關流程：近年疫情的關係，各公司有不同的防疫作法，因此建議可以將相關注意事項與流程於通知上寫清楚（如填寫防疫單、換證、要帶防疫小卡、不能帶中資筆電等…），以避免團隊花許多時間在處理。

會議議程：若可以，也應該要把會議的議程寫上去，以使參加主管能較清楚會議討論的內容重點。

以上是筆者彙整自己曾犯的錯誤、或者是當上主管後反過來被同事對待的現世報經驗，提出一些建議，給各位參考，也希望能造福廣大的主管們，不要再被同仁們天兵的會議邀約方式荼毒了….職場經驗顧問基礎會議安排禮節Experiencesharing0views0commentsPostnotmarkedasliked