Google 試算表不是只能做表格,內建到外掛10個活用案例教學
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在表格上建立大量資料可能很快速,例如這個月的班表、好幾個月的行程表,這些時間表如果要手動在Google 日曆上一個一個新增,速度就很慢。
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Google試算表不是只能做表格,內建到外掛10個活用案例教學
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作者:
EsorHuang
4月29,2018
在電腦玩物上有兩篇Google工具的延伸活用文章很受歡迎,分別是:「Google表單不是只能做問卷,你沒想到的10個活用案例教學」、「Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學 」。
在這兩篇文章中,我分別用實際的應用案例,分享了這些簡單工具的意想不到用法。
而今天這篇文章,我想整理一下「Google試算表」這個表格工具的活用案例,利用Google試算表可以當線上資料庫、可以多人協作、可以安裝外掛,一起來看看有沒有辦法實際在什麼應用案例上活用。
尤其這幾年來,Google試算表也漸漸不再只是簡單的表格工具,像是函式運算(例如自動翻譯的函式運算:Google試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載),或是像「樞紐分析」,以及最近加入的「巨集」,那些Excel上更進階的功能,在Google試算表中也都能實現,
所以除了我自己兩年前整理過的基本功能清單:「Google試算表活用教學:你可能還不知道的10個技巧」,今天這篇文章,我要來整理那些更進階與延伸的利用。
1.用Google試算表製作背英文單字的記憶閃卡,超簡單範本下載
因為Google試算表可以發布成一個線上資料庫,如此一來可以搭配許多線上工具,製作出各式各樣的服務。
類似工具還有像是「Airtable最強大線上表格製作,免費資料庫重整任何事」。
例如這個案例中,可以用Google試算表製作單字表,然後利用「Flippity.net」工具,把單字表變成像是Anki那樣的「記憶閃卡」。
2. sheet2site用Google試算表架出一個速成網站教學,免寫程式
如果我們需要幫自己的產品清單、活動列表製作一個主網頁,或是為一個議題、知識、新聞事件製做介紹網頁,這時背後的資料架構可能要就是一份簡單的資料表。
那麼我們可以在Google試算表上先把清單表格建立,接著利用「Sheet2site」這個服務,就能做出下圖這樣有模有樣的網頁囉!
3. Storyliner一張Google試算表製作更有邏輯的時間軸、懶人包
同樣的,利用Google試算表建立起表格資料庫,透過Storyliner這個台灣開發者製作的線上工具,我們可以把歷史事件、新聞事件製作成有邏輯的懶人包網頁。
4.快速建立大量行事曆行程技巧:把Google試算表匯入Google日曆
在表格上建立大量資料可能很快速,例如這個月的班表、好幾個月的行程表,這些時間表如果要手動在Google日曆上一個一個新增,速度就很慢。
我們就可以先在Google試算表,把大量的行程建立成表格,接著匯出後匯入到Google日曆,就能直接在Google日曆建立大量行程。
5.用Google試算表製作甘特圖!範本直接套用與自動排程教學
利用安裝外掛的功能,Google試算表可以有更多延伸的利用。
例如直接在表格上運算一張簡單的甘特圖,透過安裝「ProjectSheet」這個外掛(免費版可用基本功能,進階功能要付費),就能在Google試算表中製作簡單的甘特圖。
6. Gmail超簡單寄送大量客製化郵件!Google合併列印郵件教學
在微軟的Excel中有好用的「合併列印郵件」功能,可以幫我們大量的客製化電子郵件,節省許多寄送郵件時間。
例如我要同時寄信給30位客戶,透過這個功能,我可以一次寄出30封不同內容的郵件,看起來每一封都是為客戶客製化,但其實我只是按下一個傳送按鈕而已。
在Google試算表中,就可以利用安裝合併列印郵件的外掛,跟Gmail直接整合,把表格內容直接寄送成Gmail上的客製化郵件。
這個功能我在實際工作上也常常利用,節省許多時間。
7.Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封
我們還能利用外掛,把下圖這樣的Google試算表中的客戶名單,直接合併列印成一個一個信封標籤,這同樣能節省許多時間。
這也是微軟Word與Excel擁有的合併列印功能,而Google上可以利用安裝外掛實現。
8.Google試算表「錄製巨集」自動完成重複操作[影片+圖文教學]
之前在課堂上教大家使用Google試算表時,有很多Excel高手都會提到「巨集」這個功能。
而現在Google試算表也內建了「錄製巨集」。
錄製巨集,簡單來說就是可以把一系列操作流程錄下來,以後變成自動重新執行。
像是我常常要整理固定格式的帳目表格,每次都要做很多調整、繪製出一些圖表,如果我可以把動作錄製下來,以後每份帳目表格就可以自動執行,省下大量整理時間。
你可以看看我上面文章的詳細圖文加影片教學。
9.Google試算表樞紐分析表範例教學,像Excel般資料快速重整
如果要讓自己的表格資料整理技巧提升,比起前面說的巨集功能,其實更應該學會成為基本技巧的,就是「樞紐分析」。
這名字聽起來很厲害,其實功能很簡單,就是可以把混亂的表格做出「自動化」重新歸納整理,這樣要製作分析圖表會更加精準方便。
而Excel中樞紐分析是個必學功能,在Google試算表裡也是。
10.如何Google試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧
而因為Google試算表是以多人協同合作為特色的線上工具,所以還可以學會如何利用「保護表格」功能,來限制多人編輯時的權限,讓別人不會不小心勿改重要的表格範圍內容。
以上,就是我這幾年來,陸陸續續研究過的Google試算表延伸應用,以及Google試算表這一兩年新增的功能教學,提供給大家參考,或許你可以把更多應用、更多統計分析,在Google試算表中直接完成。
如果你有更多Google試算表的活用案例,也歡迎你跟我分享。
而如果你對表格資料的應用有興趣、有需要,或許還可以參考:「Ragic:台灣開發Excel式企業雲端資料庫,取代Excel、ERP」、「Airtable最強大線上表格製作,免費資料庫重整任何事」、「免費ExcelGoogle試算表範本下載百種專業工作表格」。
(歡迎社群分享。
但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者,及附上原文連結:Google試算表不是只能做表格,內建到外掛10個活用案例教學)
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EsorHuang
電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。
著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。
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FOX2019年8月3日下午2:51這篇好用回覆刪除回覆回覆匿名2022年5月5日凌晨12:55我想开发一个网页,利用googlesheet实现表格中的指定单元格数据与该表格中从指定网站抓取的数据所在单元格进行比较满足条件后触发电话通知到我,请问大神能帮助我实现吗?感激不尽!回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多…
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雖然這個功能本來是給遊戲錄影用,但軟體操作錄影也可以喔!不過「遊戲列」錄影有兩個限制,第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面,如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。
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而在該篇文章的留言中,讀者推薦了一個叫做:「pyTranscriber」的開源、免費軟體,這個軟體使用起來更方便、更厲害:不需播放影片,就可以自動轉字幕檔,所以速度會快上好幾倍。
我在自己的電腦測試,一小時的影片檔案,辨識轉出字幕只要10分鐘。
另外測試一個10分鐘影片,不到1分鐘就完成字幕。
操作設定更簡單,不需安裝任何驅動程式,不需設定。
任何人一定都能上手,兩三步驟就搞定。
支援多國語言的影片上字幕,包含中文語音辨識。
支援大體積影片,支援MP4和MP3檔案格式。
我實際測試有用到2.5GB的影片檔案,也能順利、快速轉出字幕。
有興趣研究其原理的朋友,可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。
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EsorHuang
電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。
著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。
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