【會議英文】主持英文會議時該怎麼hold 住全場？ - CLN

... 不論是面對面的線下英文會議，或是跨境的線上con-call (conference call），我們都需要事先熟悉設備的使用、了解會議進行的流程，並事先寄送會議 ... 身為一位會議主持人(chairperson)，不論是面對面的線下會議，或是跨境的線上con-call(conferencecall），我們都需要事先熟悉設備的使用、了解會議進行的流程，並事先寄送會議議程(agenda)給與會者，以確保與會者能在當下立即進入狀況。

以下將分享應對兩種常見英文會議突發狀況的方法及金句，在閱讀下方解析前，想先請讀者思考一下，若遇到以下突發狀況，身為chairperson的你會怎麼做？ 文章目錄 狀況一：意見衝突狀況二：偏離正題如何避免討論偏題？打斷對話該怎麼說？如何拉回正題？其他常用的會議用語：1.meetingminutes會議記錄2.Second 贊同、附議3.Givethefloorto… 請…發言4.wrapup 總結結語 狀況一：意見衝突 下方這段會議對話是關於Jenny提出的新行銷方案以及同事的意見： （在Jenny展示完行銷部提出的最新方案後）  Maggie:Idon’tagreewithwhatJennyjustmentioned.Ithinkthisnewplanshouldbere-evaluated.Weshouldputmoreemphasisondevelopingnewcustomers.Maggie：我不同意Jenny提的方案。

我覺得這個新提案有待商榷。

我們應該把重點放在開發新客戶。

Nancy:ButIdoagreewithJenny.Thisnewplanistime-based,butinthelongterm,I’msurewecouldmakelargeprofitsfromit.Asfordevelopingnewcustomers,that’satotallydifferentstory.Nancy：但我同意Jenny的看法。

這個新方案是需要時間累積的，長遠來看，我相信我們可以從中獲得大量的利潤。

至於開發新客戶的問題，我覺得根本就是兩碼子事。

Maggie:What?DoyoumeanthatIwasfightingfaultwithJenny?Maggie：什麼？你的意思是我在找Jenny的碴囉？ 對話到這邊可發現Maggie已經漸漸不開心了，這時會議主持人應該跳出來打個圓場，將對話引導回原本討論的焦點上。

此時的chairperson可以委婉地表達自己的看法，並提出下一步： 如果你也同意這個方案，可以請Maggie進一步說明他的擔憂為何？並請大家一起討論出解決方案。

MayIaskwhat’syourconcern?你擔心的是什麼呢？ 如果你也不同意這個方案，可以說： Ithinktheideaisgood,butperhapswecoulddiscussthedetails. 我覺得這個點子不錯，但我們也許可以討論一下其中的細節。

如果在場還有其他人沒有發言，可以請其他參與者發表自己的看法： Mia,whatareyourthoughtsonthis?Mia，你對這件事的看法為何？ 狀況二：偏離正題 會議上常有人搞不清楚討論的目標，不自覺的在會議上發表太多偏離主題的意見。

當會議主持人發現會議成員的討論偏題時，要果斷地中斷對話，將對話引導回重點上。

如何避免討論偏題？ 其實成員的討論會偏題，也代表著他們對會議主題、討論目標的不熟悉，或是會議的目標太廣，讓成員有了各自不同的理解。

而這些狀況其實可以在會議前的準備事項、會議中的議題引導中交代完整，以避免成員討論離題。

事前發送議程(agenda)，確立會議目的 事前發送今日的會議主題、會議流程以及最後想達成的會議目的，讓參與者在開會前有初步的共識。

切記目的要明確，也讓成員可以在會議前發想內容，讓會議進行得更有效率。

會議開始時宣告會議主題，當下確認討論重點 會議中，要隨時告知成員目前在會議流程的哪個階段，告知的越清楚、越明確，才能讓會議成員保持專注！ Goodmorningeveryone.We’reheretodaytodiscussthemarketingplanforthenextquarter.Asyoucanseefromtheagenda,thereare4itemsweneedtodiscuss.Let’smoveontodealwiththeagendapointbypoint.早安各位，我們今天要來討論下個季度的行銷規劃。

從會議議程可以看到，我們今天有四個項目要討論，接下來我們就根據議程逐點討論吧！ 過程引導明確，根據會議主題分段確認 除了開頭要宣告主題，會議中也要適時地提醒大家我們到哪個階段、接下來要討論什麼。

Let’smoveontothenexttopic.讓我們繼續討論下一個主題吧！Let’smoveontopointnumber5.讓我們繼續討論一下第五點。

打斷對話該怎麼說？ 在跨國會議中，最忌諱的就是從頭到尾不發言，這樣只會讓對方覺得你沒有實際參與會議，無法提出有效的見解。

若想在會議成員們滔滔不絕時插入對話，以下例句可以讓你顯得專業而不失禮貌： 如果是與初次見面的客戶、合作夥伴開會，較正式的說法為： MayIhaveaword?我可以插個話嗎？ Sorrytointerrupt, butIhaveanimportantquestion.抱歉打擾，但我有個重要的問題。

如果是公司的內部會議，會議成員間彼此熟悉，可以說： CanIhaveaquickquestion?我可以快速地問個問題嗎？ DoyoumindifIjumpinhere?請問我可以打斷一下嗎？ 如何拉回正題？ 在會議中若發現有人不斷的偏題，其實最好的作法就是盡量不要附和該發言，讓對話持續的鬼打牆。

如果在較不受控的場面下，會議主持人要果斷地中斷對話，幫助大家找回討論的焦點。

以下例句供大家參考： Theseareallgoodideas,butweneedtofocusonthemaingoal.這些都是非常棒的想法，但是我們需要聚焦在主要目標上。

Maggie,that’savalidpoint,butlet’stakeitofflineafterthemeeting.Maggie,這是個很重要的觀點，但我們還是等會議結束後再討論吧！ Canyouholdoffonthatforjustaminute?Miaisgoingtobringthatup.請問你能先暫停一下嗎？Mia正要發表他的觀點。

其他常用的會議用語： 1.meetingminutes會議記錄 Couldyoutaketheminutes?你能做會議記錄嗎？ 2.Second 贊同、附議 A:Isuggestthatwesetupateamtopromotethisprogram.我建議可以設立一個小組去推廣這個計畫。

B:Isecondthat.我同意。

3.Givethefloorto… 請…發言 IwouldnowliketogivethefloortoJennifer.現在我想請Jennifer來發言。

4.wrapup 總結 Let’swrapupwhatwe’vejustdiscussed.我們來總結一下剛剛討論的事項。

結語 一個會議的進行順利與否，有很大一部份原因與chairperson是否積極引導討論、維持會議秩序有關，相信好好練習以上句型及詞彙，便能夠幫助你在會議中大展身手！ 延伸閱讀： 還在為商用英文傷腦筋？三種情境小技巧，讓你溝通順暢沒煩惱！ 【會議英文】遠距視訊會議英文用語大公開！ 「轉接」、「留言」怎麼說？5種接電話常見的英文說法，教你完美應對突發狀況不NG 本站所有文章未經授權，請勿任意利用、引用或轉載。

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