【會議英文】主持英文會議時該怎麼hold 住全場? - CLN

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... 不論是面對面的線下英文會議,或是跨境的線上con-call (conference call),我們都需要事先熟悉設備的使用、了解會議進行的流程,並事先寄送會議 ... 身為一位會議主持人(chairperson),不論是面對面的線下會議,或是跨境的線上con-call(conferencecall),我們都需要事先熟悉設備的使用、了解會議進行的流程,並事先寄送會議議程(agenda)給與會者,以確保與會者能在當下立即進入狀況。

以下將分享應對兩種常見英文會議突發狀況的方法及金句,在閱讀下方解析前,想先請讀者思考一下,若遇到以下突發狀況,身為chairperson的你會怎麼做? 文章目錄 狀況一:意見衝突狀況二:偏離正題如何避免討論偏題?打斷對話該怎麼說?如何拉回正題?其他常用的會議用語:1.meetingminutes會議記錄2.Second 贊同、附議3.Givethefloorto… 請…發言4.wrapup 總結結語 狀況一:意見衝突 下方這段會議對話是關於Jenny提出的新行銷方案以及同事的意見: (在Jenny展示完行銷部提出的最新方案後)  Maggie:Idon’tagreewithwhatJennyjustmentioned.Ithinkthisnewplanshouldbere-evaluated.Weshouldputmoreemphasisondevelopingnewcustomers.Maggie:我不同意Jenny提的方案。

我覺得這個新提案有待商榷。

我們應該把重點放在開發新客戶。

Nancy:ButIdoagreewithJenny.Thisnewplanistime-based,butinthelongterm,I’msurewecouldmakelargeprofitsfromit.Asfordevelopingnewcustomers,that’satotallydifferentstory.Nancy:但我同意Jenny的看法。

這個新方案是需要時間累積的,長遠來看,我相信我們可以從中獲得大量的利潤。

至於開發新客戶的問題,我覺得根本就是兩碼子事。

Maggie:What?DoyoumeanthatIwasfightingfaultwithJenny?Maggie:什麼?你的意思是我在找Jenny的碴囉? 對話到這邊可發現Maggie已經漸漸不開心了,這時會議主持人應該跳出來打個圓場,將對話引導回原本討論的焦點上。

此時的chairperson可以委婉地表達自己的看法,並提出下一步: 如果你也同意這個方案,可以請Maggie進一步說明他的擔憂為何?並請大家一起討論出解決方案。

MayIaskwhat’syourconcern?你擔心的是什麼呢? 如果你也不同意這個方案,可以說: Ithinktheideaisgood,butperhapswecoulddiscussthedetails. 我覺得這個點子不錯,但我們也許可以討論一下其中的細節。

如果在場還有其他人沒有發言,可以請其他參與者發表自己的看法: Mia,whatareyourthoughtsonthis?Mia,你對這件事的看法為何? 狀況二:偏離正題 會議上常有人搞不清楚討論的目標,不自覺的在會議上發表太多偏離主題的意見。

當會議主持人發現會議成員的討論偏題時,要果斷地中斷對話,將對話引導回重點上。

如何避免討論偏題? 其實成員的討論會偏題,也代表著他們對會議主題、討論目標的不熟悉,或是會議的目標太廣,讓成員有了各自不同的理解。

而這些狀況其實可以在會議前的準備事項、會議中的議題引導中交代完整,以避免成員討論離題。

事前發送議程(agenda),確立會議目的 事前發送今日的會議主題、會議流程以及最後想達成的會議目的,讓參與者在開會前有初步的共識。

切記目的要明確,也讓成員可以在會議前發想內容,讓會議進行得更有效率。

會議開始時宣告會議主題,當下確認討論重點 會議中,要隨時告知成員目前在會議流程的哪個階段,告知的越清楚、越明確,才能讓會議成員保持專注! Goodmorningeveryone.We’reheretodaytodiscussthemarketingplanforthenextquarter.Asyoucanseefromtheagenda,thereare4itemsweneedtodiscuss.Let’smoveontodealwiththeagendapointbypoint.早安各位,我們今天要來討論下個季度的行銷規劃。

從會議議程可以看到,我們今天有四個項目要討論,接下來我們就根據議程逐點討論吧! 過程引導明確,根據會議主題分段確認 除了開頭要宣告主題,會議中也要適時地提醒大家我們到哪個階段、接下來要討論什麼。

Let’smoveontothenexttopic.讓我們繼續討論下一個主題吧!Let’smoveontopointnumber5.讓我們繼續討論一下第五點。

打斷對話該怎麼說? 在跨國會議中,最忌諱的就是從頭到尾不發言,這樣只會讓對方覺得你沒有實際參與會議,無法提出有效的見解。

若想在會議成員們滔滔不絕時插入對話,以下例句可以讓你顯得專業而不失禮貌: 如果是與初次見面的客戶、合作夥伴開會,較正式的說法為: MayIhaveaword?我可以插個話嗎? Sorrytointerrupt, butIhaveanimportantquestion.抱歉打擾,但我有個重要的問題。

如果是公司的內部會議,會議成員間彼此熟悉,可以說: CanIhaveaquickquestion?我可以快速地問個問題嗎? DoyoumindifIjumpinhere?請問我可以打斷一下嗎? 如何拉回正題? 在會議中若發現有人不斷的偏題,其實最好的作法就是盡量不要附和該發言,讓對話持續的鬼打牆。

如果在較不受控的場面下,會議主持人要果斷地中斷對話,幫助大家找回討論的焦點。

以下例句供大家參考: Theseareallgoodideas,butweneedtofocusonthemaingoal.這些都是非常棒的想法,但是我們需要聚焦在主要目標上。

Maggie,that’savalidpoint,butlet’stakeitofflineafterthemeeting.Maggie,這是個很重要的觀點,但我們還是等會議結束後再討論吧! Canyouholdoffonthatforjustaminute?Miaisgoingtobringthatup.請問你能先暫停一下嗎?Mia正要發表他的觀點。

其他常用的會議用語: 1.meetingminutes會議記錄 Couldyoutaketheminutes?你能做會議記錄嗎? 2.Second 贊同、附議 A:Isuggestthatwesetupateamtopromotethisprogram.我建議可以設立一個小組去推廣這個計畫。

B:Isecondthat.我同意。

3.Givethefloorto… 請…發言 IwouldnowliketogivethefloortoJennifer.現在我想請Jennifer來發言。

4.wrapup 總結 Let’swrapupwhatwe’vejustdiscussed.我們來總結一下剛剛討論的事項。

結語 一個會議的進行順利與否,有很大一部份原因與chairperson是否積極引導討論、維持會議秩序有關,相信好好練習以上句型及詞彙,便能夠幫助你在會議中大展身手! 延伸閱讀: 還在為商用英文傷腦筋?三種情境小技巧,讓你溝通順暢沒煩惱! 【會議英文】遠距視訊會議英文用語大公開! 「轉接」、「留言」怎麼說?5種接電話常見的英文說法,教你完美應對突發狀況不NG 本站所有文章未經授權,請勿任意利用、引用或轉載。

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