如何寫一封英文Email？｜4 個英文email 寫作的重點x 申請美國 ...

4 個英文email 寫作的重點x 申請美國生醫博士班要先聯絡老師嗎？ ... 第二點也很重要，畢竟是寄信給初次見面的老師教授，所以信件內容上要有禮貌當然 ... BIOLOGY｜生物 LIFE｜生活 ABOUT｜關於我 SUBSCRIBE｜訂閱紐約生 如何寫一封英文Email？｜4個英文email寫作的重點x申請美國生醫博士班要先聯絡老師嗎？ 大家最近過得還好嗎？很抱歉這幾個禮拜因為各種實驗＋presentations＋期末考的關係，幾乎沒有什麼時間可以坐下來好好地寫一篇文章😭說到文章，我發現看我文章的大家，或是在臉書／Instagramfollow我的大家，除了不少是生物醫學領域的專業人士以外，也有不少人，是平常在學習／工作的場合中常常與外國人聯絡，需要頻繁地使用到英文；甚至有不少人，是目前正在準備申請國外的學校研究所，更是有機會常常使用英文來聯絡與書寫信件。

雖然有效的英文書信聯絡很重要，但是在網路上簡單搜尋一下後我發現，大部分關於如何寫一封英文email的文章，主要都是針對商業上、辦公室場合中的應用情況來做講解，很少有中文的文章是針對學術界的例子來做介紹，更不用說，幾乎沒有什麼文章分享如何寫一封英文的email，來跟三類／生醫領域的教授老師們聯絡的。

因此，我今天想要跟你分享——如何寫一封英文email？以及如何聯絡國外老師教授呢？想要跟你簡單分享一下我的一些心得與想法。

這篇文章主要會分為兩個部分，第一個部分想要跟你介紹，如何開始寫一封有效的email，去詢問教授老師你想要問的問題？這個問題可能是，尋求研究合作機會、演講邀約、會議邀請、甚至是詢問實驗室有無空缺位置⋯⋯等等。

第二個部分則是我想要特別拉出來講的，也是當年在申請學校時一直很困擾我的問題——該不該在申請國外生醫研究所博士班前，先跟教授聯絡呢？依序從這兩個部分出發，底下我會直接跟你介紹，在書寫英文email時，關於信件的文章架構與安排，我覺得很重要的4個重點心得＋1個範例提供你作參考。

希望可以幫助到同樣也是每天需要書寫很多英文email，或是不知道該如何下筆寫英文email聯絡國外老師的你🤓 PhotobyAdamSolomononUnsplash 如何詢問國外教授實驗室研究機會／合作機會?關於英文email的書寫與聯絡，相較於花費大量時間追求絕對正確的文法與用字遣詞，我覺得更重要的，應該是要把精力放在信件本身的內容與架構上面。

也就是說，你寫的這封信，是否能夠讓對方，在很短的時間內，迅速地找到信件的重點，並且讓對方很清楚地知道以下幾件事——你是誰？（who）你為什麼要聯絡我？（why）以及你想要做什麼？（what）因此，以下這4點，是我覺得很重要且必須把握住的😉1.簡短扼要（concise），不要長篇大論。

不管是國外或是國內，學校老師或教授通常都非常忙碌，每天會看到的email更是不計其數。

就連我這種小小的博士生，每天早上打開學校信箱收件匣收信，都至少有十幾二十封的新增未讀信件等著我去處理，更不用提還要忙各種NIH研究計畫、實驗研究進度、學校教學、行政事務⋯⋯等等各種事項的老師教授們了。

所以，你的email最好是越簡單扼要越好，能夠用一句話講完的事情就不要用兩句話，讓老師們能夠迅速抓到重點。

那什麼叫做簡單扼要呢？通常來說，一封信最多最多，大概不會超過三個段落，而每一個段落當中大概最多就兩三句話就好了。

那麼，各個段落又該分別如何書寫呢？通常來說，信件的第一段會是自我介紹＋主旨破題，信件的第一句話大概會像是Mynameis…andIamwritingtoinquire/askabout…作為開頭，然後接下來再簡單介紹一下自己的背景是什麼、做過什麼樣的研究內容等等之類的。

接著第二段，通常可以說一下你是怎麼知道這位教授的？為什麼你會想聯絡這位教授？然後為什麼你對這位教授的研究感興趣呢？可能是因為你曾經在某某研討會上聽過這位教授的演講，或是你曾經閱讀過某篇他的研究論文，或是你曾經上過他的課⋯⋯等等。

信件的最後也就是第三段，通常會是表達，希望對方在閱讀完你的這封信件後，可以去做的事情。

舉例來說，如果你是想要詢問這位老師實驗室是否有空缺／或是想要當volunteer的話，信件的第三段就會是詢問老師，是否能夠進一步約時間來進行討論。

所以，在第三段開頭你就可以寫說Wouldyoubeavailabletomeetwithmetodiscuss…?之類的。

2.有禮貌但不需要過度客氣。

第二點也很重要，畢竟是寄信給初次見面的老師教授，所以信件內容上要有禮貌當然是必須的。

但是怎麼樣的英文看起來有禮貌的呢？舉例來說，描述你想要做什麼Iwantto…你可以換成Iwouldliketo…，而詢問對方有沒有空Doyouhavetimeto…?你可以換成Wouldyoubeavailableto…?大概就是這個感覺你懂的，句子上看起來就會有禮貌很多。

雖然說要有禮貌，但很多中文書信上，過度客氣、過度謙卑的用詞，在英文email的書寫上就完全不需要了。

舉例來說，像是中文信件開頭我們常看到的「不好意思百忙之中打擾您了」之類的這種話，是不會出現在英文email裡的。

 3.不要寄罐頭信（genericemail）。

所謂的genericemail/generictemplate，就是指信件／文件的內容很明顯是寄件者把同樣的內容寄給許多人。

也就是說，這種信件的內容沒有針對不同的老師進行客製化，只是把老師的名字換個稱呼、信件地址修改一下就寄出去的這種信，就叫做genericemail。

 這種genericemail/genetictemplate真的是非常容易看得出來。

舉例來說，幾個月前我在interview今年博士班的申請者時，有些人的PersonalStatement（或有人稱作SoP，StatementofPurpose）就非常明顯是沒有針對不同的學校來做調整，申請文件的內容非常的generic，最後也就沒有錄取上我們學校。

連我都可以很輕易地看出來這種genetictemplate，更不用說是每天閱讀數十封email，持續閱讀好幾十年的老師教授們了。

4.寄之前再閱讀一次，不要有錯字。

這聽起來好像很基本，但你會很訝異真的有很多人會在email裡把老師的名字拼錯，或是信件裡面出現錯別字⋯⋯等等。

所以在按下寄出鍵之前，記得再檢查一遍，一個字母一個字母地看，老師的名字是否拼對，還有再三確認信件裡是否有出現錯別字等等。

p.s.關於檢查是否有錯別字，我之前寫的這篇文章——Mac常用App推薦2020｜學生、學術研究、筆記用x增加工作效率App心得分享，裡面有跟你分享Grammarly這個應用程式，可以幫助你迅速確認文章內是否有錯別字、文法是否正確等等，非常地方便！而至於英文email裡的文法使用，我覺得只要文法簡單正確就好，沒有必要用到很複雜、很fancy的文法句構，能夠讓人迅速看得懂才是最重要的。

所以，除非是提及過去的經驗（像是Iconductedaresearchprojecton…）或是強調過去持續到現在的成就（像是Ihavedevelopedapassionforscience…）之類的會使用到過去式與完成式，不然的話，大部分的情況用簡單式就可以了。

英文email範例。

以下是來自UCSC(UniversityofCaliforniaSantaCruz)學校提供給學生的email範例，情境是，大學生想要詢問教授是否能夠進實驗室學習研究實驗。

我覺得這封email是一個很好的範例，總結應用了剛剛上面跟你提到的4個英文email注意事項，你不妨可以參考看看😉 Subject:PossibleundergraduateresearchopportunitiesDearDr.(Professor),Iama(year,major)at(university)andIamwritingtoaskaboutopportunitiesforundergraduateresearchinyourlabbeginning(timeperiod).Ihaveconductedundergraduateresearchon(topic)with(names)in(programorclass).Iwouldliketocontinueapathofresearchon(topic)andwouldultimatelyallowmeto(careergoal).Iamespeciallyinterestedinyourpreviousworkon(researcharea).Iwasintriguedbyyourjournalarticle,(articleTitle)andbecamefascinatedbyyourwork.Iwouldliketogetinvolvedinresearchinthisareabecauseitwillhelpmetobetterpreparefor(goals).Woulditbepossibletomeetwithyoutofurtherdiscuss(topic)andmypossibleinvolvementinresearch?Iamavailable(daysandtimes).Ilookforwardtohearingfromyou.Sincerely,(name) PhotoByStephenPhillips-Hostreviews.co.ukonUnsplash 申請國外研究所，是否需要先跟教授聯絡呢？最後，想要跟你討論一下這個以前困擾我很久的問題——申請國外研究所博士班，是否需要先跟老師聯絡呢？ 在美國生醫領域博士班的申請過程中，並沒有規定一定要先跟學校教授聯絡。

那為什麼會有「申請國外研究所前，是否需要先跟老師聯絡呢？」的這種問題出現呢？最主要的原因就是，在許多中文的留學申請心得分享網站／論壇當中（特別是中國的網站），許多分享成功錄取經驗的人，有提到他們在準備申請時，因為有先寄email給學校的老師，所以在審查書面資料時，這位老師對他有特別的印象，因此最後可以錄取上這間學校。

他們中國把這樣，先聯絡申請學校教授的行為，稱作套磁／套詞／套瓷。

我自己當年在申請時，是完全沒有先寄任何一封email給學校的老師的，我自己周圍的同學們，雖然我沒有詳細地統計過，但至少我聊天過的人裡，也都沒有任何一個人，有先寄信給學校老師。

所以很明顯地，不套磁，並不代表你不會被錄取。

事實上，我覺得如果妳的研究經歷夠豐富、推薦信夠強、各種申請資料準備夠完善的話，其實是不需要額外花時間去做套磁的，因為老師們在審查過程中看到你的申請文件時，因為你傑出的經歷，老師們的眼睛自然會為之一亮，自然會對你有特別的印象。

從另一個角度來說，如果申請者想說可以透過套磁，來讓某一個教授幫忙你錄取的話，說實話，這樣的機會實在是不大。

因為，美國生醫博士班的申請者們能否被錄取，並不是由某一個教授決定的，而是由一整個招生委員會所共同決定的。

而今年哪一些教授是在招生委員會裡面，申請者們是不會知道的。

再者退一步說，如果申請者真的想要透過套磁來讓老師認識你，只寄genericemail是不會有用的（老師們每年看過太多genericemail了，他們可能自己都有回覆genericemail的generictemplate了⋯⋯）。

申請者必須真的仔細閱讀過老師教授過去幾年的研究論文，經過仔細思考後，在email裡提出好的問題與有見地的想法，這樣子的email，才會真正引起老師們的注意。

這樣的準備過程是要花費非常多的時間的，而我覺得與其花費時間做這樣的事，不如把時間與精力放在好好準備CV與PersonalStatement上，才是比較正確的策略。

所以，回答開頭的問題——申請國外研究所博士班前，是否需要先跟老師聯絡呢？我認為是不需要的🤓謝謝你看到最後！關於英文email書信聯絡，妳有什麼想法嗎？在底下留言／私訊給我，告訴我妳的任何想法😉關注我的Facebook與Instagram，我會每週帶你讀一篇生物學新知識，與那些平常的紐約生活✨ReferenceHowtoEmailaResearchProfessor,UndergraduateResearchOpportunities,UCSCTHEBIOLOGIST｜紐約生   Apr25,2021 如何寫一封英文Email？｜4個英文email寫作的重點x申請美國生醫博士班要先聯絡老師嗎？ Apr25,2021 Apr25,2021 Jun17,2020 iPad常用App推薦｜學生、學術研究、筆記用App心得分享 Jun17,2020 Jun17,2020 May31,2020 2020iPadPro一個多月使用心得分享，學生/學術研究人員購買建議 May31,2020 May31,2020 May16,2020 疫苗是如何保護我們的？人體的免疫系統是如何抵禦外來的病毒入侵？（上） May16,2020 May16,2020 Apr27,2020 留學美國研究所？分享給正要開始申請美國三類生醫博士班的你，申請前的心理準備 Apr27,2020 Apr27,2020 Apr17,2020 2020iPadPro開箱、心得、購買建議學生、研究生、科學研究(學術型iPadPro配置心得) Apr17,2020 Apr17,2020 FirstName LastName EmailAddress Subscribe｜訂閱紐約生 Yourprivacyisourpriority.Youremailaddresswillonlybeusedforsendingthenewsletterfromusandyouwillonlyreceivethetypeofcontentforwhichyousignedup.*信件會定期於每隔週五晚上(美東時間)／週六早上(臺北時間)寄出，陪你度過美好的週五晚上與週末早晨 Thankyou!Thankyouforsubscribingtoournewsletter.THEBIOLOGIST｜紐約生willworkhardtodelivergoodqualityinformationinthefieldsyouhavespecifieduponsubscription.However,ifyoudecidethatyounolongerwanttoreceivesuchemailsfromus,feelfreetoclicktheunsubscribebottominournewsletter. 如果覺得還不錯，記得分享給親朋好友唷！ BIOLOGYTHEBIOLOGISTApril25,2021Email,英文,研究生,英文寫作,寄信,博士,博士班,博士生,申請博士,生科博士,三類博士,生醫,美國生醫,教授,三類,生醫研究,生物醫學,寫作,學術研究,研究所,申請,申請學校,PhD申請,PhD,留學,留學生,NEW-BIOLOGY,NTL-BIOLOGYComment Facebook0 Twitter Tumblr Pinterest0 0Likes Previous 紐約生放送3月篇｜SoHo獨立書店McNallyJacksonx聯合廣場Farmersmarketx麥迪遜廣場公園野餐 LIFETHEBIOLOGISTMay30,2021紐約留學生活,紐約,紐約戶外,紐約生活,紐約生,留學,留學生活,留學美國,留學生,留學生部落格,留學生網誌,紐約留學,美國留學,出國留學,UnionSquare,MadisonSquarePark,Picnic,野餐,農夫市集,農夫市場,Farmersmarket,書店,書,書局,咖啡,咖啡店,咖啡廳,紐約咖啡,Coffee,Cafe,NEW-LIFE,NTL-LIFE Next 紐約生放送2月篇｜空中鐵道公園HighLinex雀兒喜市場ChelseaMarketx中央車站AppleStoreiPadPro維修 LIFETHEBIOLOGISTApril2,2021紐約,紐約留學生活,空中鐵道公園,雀兒喜市場,HighLine,ChelseaMarket,紐約中央車站,AppleGrandCentral,AppleStoreGrandCentral,Apple,AppleStore維修心得,AppleStore,AppleStore維修,iPadPro,iPad,AppleStore紐約,面試,公園,紐約公園,甜點,布朗尼,維修,Repair,網誌,美國網誌,留學生部落格,留學生活,留學生網誌,紐約網誌,GrandCentralTerminal,中央車站,紐約戶外,蘋果中央車站,NEW-LIFE,NTL-LIFE