聰明人都應該學會的活用筆記本三步驟 - 愛買

第一本詳細解說MOLESKINE使用方法的分享書! 首頁嚐鮮生活生活資訊生活小撇步聰明人都應該學會的活用筆記本三步驟 詳細內容 人氣：26277 聰明人都應該學會的活用筆記本三步驟 筆記本的愛用者中，有些人的頁面設計運用令人驚艷。

只要參閱本書一開始的彩頁圖片便可知道，有人在整面繪製了圖案，有人圖文並茂地留下了旅行筆記，令人為之嚮往。

如果是工作筆記，也許不必像他們那樣將美感發揮到如此極致的地步。

光是在純粹以黑筆記錄的頁面上稍稍加點顏色或小插畫之類的，就足以讓筆記本的魅力倍增。

其實，這樣賞心悅目的筆記本還有一項優點。

那就是讓重要訊息「突顯」的效果。

重要和普通的記錄看起來若是沒什麼分別，就非得一一瀏覽過濾才能知道內容。

然而只要我們稍稍加點顏色，為資訊做條捷徑，整本筆記本的便利性將大為不同。

活用本章為各位介紹的三階段活用法，任何人都可以輕易利用空檔迅速在筆記本上記錄，同時整合這些資訊的美觀與機能。

首先，讓我們簡單看一下這三個步驟吧。

步驟1　讓「全方位記錄」成為習慣為提高筆記本的可用度，只要是所需資訊，不分大小全都完整記錄下來，務必達到「筆記本全都記住了」的狀態。

步驟2　「每日審閱」增加方便利用的資訊每天花個十五分鐘「重新審閱」，加上新的註解，讓當天取得的訊息可以有效利用。

這就是裝飾筆記本的步驟。

分類資訊、加上標籤，讓重要內容突顯出來。

步驟3「每週重新審閱」讓筆記訊息永續化每週一次，花點時間詳閱筆記，確認一下是否有任何重要事項被遺漏，或有哪些點子可以和其他資訊相結合，盡可能達到筆記本的深度利用。

甚至更進一步將筆記本中的重要頁面數位化，以便在平日工作的電腦上也能再次確認。

最後附加一個小步驟，當一本筆記本使用完畢時，可以花點心思，方便將來檢索資料。

打個比喻，就是讓筆記本畢業升級的步驟。

相信你也注意到了，這三個步驟是以「馬上記錄」、「一天一次」、「一週一次」的時間間隔來區分。

同時，還包含了「記錄資訊」和「重新審閱」這兩種截然不同的筆記本使用方式。

要讓筆記本兼具美觀與功能性，當然很費工夫。

不過，若能像這樣依步驟分段進行記錄，使用上將會更輕鬆愉快。

透過全方位記錄法，你的筆記本現在應該已經填入許多資料，通過了第一步驟。

那麼，接著就來看看關於第2、3步驟的具體方法吧。

「每日審閱」突顯重要資訊就算透過全方位記錄，將自己關心的資訊或想記憶下來的事項全都寫進了筆記本裡，還不能就此高枕無憂。

其實真正的樂趣現在才要開始。

也就是在第2步驟將擷取到的各項資訊進行一些加工程序，讓你更方便活用。

每天請至少撥出十五分鐘的「筆記本時間」，來進行這個步驟。

暫時將手邊的事務擱置一旁，關上電腦，盡量在不被其他事干擾的情況下，和筆記本來個一對一的接觸。

如果全方位記錄屬於「事前蒐集資訊」的階段，那麼接下來每天筆記本的「三階段活用法」「筆記本時間」，就是（1）補充不足的資訊，（2）再次思考資訊意義的階段，例如，見到臨時草草記錄下來、尚未整理到行程中的部份時，就先將那些「回收」起來。

或是因為時間不足，只能粗略記下大綱的事項，請務必在記憶變得模糊之前先將它補足。

藉由這個步驟，讓擷取到的資訊內容更充實，提高它的價值。

這就是「補充不足資訊」的層面。

同時，還可以補充記錄當下疏忽的部份或未注意到的重要想法，畫下引線，或以顏色註記等方式來強調，讓資訊突顯出來。

至於那些想避免和其他瑣事混雜一起的重要內容，可以採用後面為各位說明的「索引標籤」、「分門別類」、「符號識別」等技巧來加工修飾。

如此一來，就能增加筆記頁面的個性與特徵，也就是「再次思考資訊意義」的層面，將這些步驟概念化，就如同下圖一樣。

原本在全方位記錄階段中未經修飾補足的資訊，經過加工後，就能讓「重要事項的重要之處突顯出來」。

要短短的十五分鐘，就會讓你的筆記本產生戲劇性的變化。

每日審閱的進行方法那麼，實際來看看進行每日審閱的步驟吧。

首先需要的，是撥出完全不受干擾的十五分鐘，再來是備妥幾樣作業進行中所需的文具用品。

1. 時間：十五分鐘左右2. 筆記用品：平常使用的筆之外，色筆、螢光筆等3. 文具：便利貼、標籤貼紙、隱形膠帶（mendingtape）等這些每日審閱要用到的筆類文具用品，最好與平時隨身攜帶的分開準備，以免每次使用時都得東翻西找。

審閱的順序本身並不是那麼重要，但若要區分成（1）補充不足的資訊，（2）添加必要的加工修飾這兩個作業來思考的話，建議依照下列流程進行。

第一階段　補充不足的資訊詳細閱讀今天在筆記本上記錄的事項，確認是否有哪些部分資訊不足，或哪些只是概略寫上重點，事後會不會有看不懂的疑慮等。

若要讓筆記內容更加流暢易懂，此時便可適度加以補充，此外，若有預先留下來打算貼相片的空位，也可以在這個階段補上標籤貼紙。

第二階段　資訊的同步化思考一下，筆記本裡是否有哪些資訊必須移轉到行事曆或工作管理系統上？筆記本雖然是捕捉所有資訊的一張網，但其中有些資訊不能就此置之不理。

例如，約會或會晤行程應該放進行事曆，把「不能置之不理」的資訊整理出來。

第三階段　強調重要資訊今天所記錄的資訊中，有哪些是日後很有可能派上用場的庫存資訊呢？筆記本裡其實有很多浮動資訊，也就是短期之內或許很重要，但時間過後便失去利用價值的東西。

例如，「下週一的會議議程表」這類訊息資記，下週一之前雖然很重要，會議過後就僅只是一筆文字記錄罷了。

相對於此，所謂的庫存資訊就是指那些存在價值將隨著歲月累積而增加的資訊。

譬如書寫讀後心得的閱讀筆記，只有一本的時候看起來沒什麼，一旦累積到一百本時，就能清楚看出自己在閱讀上的偏好或擅長的領域。

庫存資訊就是筆記本中的「精華」。

因此，最好事先以標籤、分類等方式讓它們由各個頁面突顯出來，或用色筆、螢光筆等顏色連結的方法來強調。

經過以上幾道程序後，筆記本裡補充了許多資訊，利用價值也會因此大為提升。

換個說法，全方位記錄下的資訊就像是電影拍攝後的毛片，而每日審閱就是將一段段毛片加以剪輯，使得故事的敘述更為流暢。

「能幹的人」會做出自己專屬的手帳筆者之所以建議讀者以自由度高的筆記本的第二個理由，正是第一個理由的延伸。

萬用手冊的補充內頁無法依照每一位使用者的個性製作，除了寫起來不方便之外，還會讓思路受到框格的限制，舉例來說，有一種成功筆記本，它不只有筆記的功能，還提供那些不習慣寫下人生計畫或目標的人簡單易懂的架構，就這點而言，算是非常方便。

對那些把手帳拿來當成「記錄人生的小天地」的人而言，他人預設的框架，反而會造成困擾。

對某些人而言，採取由大到小的分類方式，把人生的終極目標、中程目標、短程目標寫進筆記本的方式，或許比較好理解。

但也有人習慣先從現狀出發，再決定該朝著什麼大方向邁進，訂立目標的方法因人而異。

若被手帳上的格式侷限，實在很不自由。

反過來說，敢於接受挑戰，用空白內頁做出符合自己需求的「手帳」的人，一定可以成長為具獨立思考，能想出自己專屬戰略的人。

那些把萬用手冊運用到出神入化的人，也是運用了他們的想像力，想出了超越萬用手冊原本用途的好點子。

能幹的人總是能做出專屬於自己的手帳。

選擇適合自己的日誌一下子要從萬用手冊這類多功能手帳，切換到空白內頁或只有格線這類需要靈活運用的筆記本，確實不是件簡單的事。

在這種情況下，不妨試著使用日誌，作為跨出的第一步。

日誌依照其用途，有各種不同的款式。

每種款式都有簡約的設計與豐富的筆記欄，並附有擴充內袋，可以充分發揮符合其自由精神的使用方式。

該選擇何種樣式的日誌，端看你在時間管裡上的需求嚴格或寬鬆與否。

另外，行事曆上的說明只需要一行，或同時需要筆記欄，也會產生不同的選擇。

關於日誌的種類，先介紹幾款代表性日誌的使用方式。

橫寫式週記（WeeklyHorizontal）一個跨頁代表一整週，因為是橫式格線故名為橫寫式週記。

適合時間束縛較少，但是記錄每天預定行程與計畫時書寫字數較多的人。

此款筆記本的特色是可以從一週的某天畫箭頭連結到另一天，進行跨日的記錄。

直寫式週記（WeeklyVertical）一個跨頁就是一整週的時程表，由於書寫方式是按照時間順序由上往下寫，因此取名為直寫式週記。

由於預定行程所需的時間可以一目了然，用彩色鉛筆在各時段上色，便能夠直接管理各項計畫，以及工作與休息的時間分配。

此款筆記本適合會議很多，需要嚴格時間管控的人。

全景週記（PanoramicDiary）這款特別的筆記本可以像筆記型電腦一樣由下往上打開，因為是橫向表格，故以全景週記命名。

乍看之下和直寫式週記似乎沒有不同，對預定行程沒那麼多的人而言，使用此款筆記本較有效率。

由於表格是空間較大的橫向排列，一個預定行程可記錄較多事項，適合想要直寫與橫寫折衷款週記的人使用。

週記筆記本（WeeklyNotebook）這款筆記本可讓你在橫寫式週記旁再補上筆記。

相較於以行事曆為主的筆記本，更適合用來記錄當週發生的事項，並保存下來。

比方說對於在店裡工作的人而言，比起未來一週的行程，當週有哪些客人來店裡、發生哪些該記下的事情，像這類資訊的記錄應該更加重要吧。

每月筆記本（Monthly）這款每月筆記本最適合一整天的行程或跨日出差較多，只需大概記下「今天有什麼事該做」的人。

由於筆記本後半部份是筆記欄，月曆欄位不夠寫的內容，可以使用筆記欄做詳細的記載。

筆者一開始是選用直寫式週記作為工作用筆記本，後來發現自己受時間束縛的預定行程較少，筆記本上有不少空白，就換成全景週記來做一週的工作時間管理。

就算使用日誌，還是需要隨身攜帶一本筆記本，才能將日常生活中遇到的資訊全方位記錄下來。

但是，這麼一來兩本筆記本可能會弄混，有必要事先在日誌貼上辨識用的貼紙。

改造成迷你萬用手冊或許有人想將行程或工作的管理像萬用手冊那樣整理成一本，但行程又沒多到非得使日誌不可。

此時，可以稍加改造口袋型筆記本，讓它變成萬用手冊。

萬用手冊需具備的有（1）行事曆（2）通訊錄（3）工作待辦事項（4）備忘錄，其它還有地圖或地鐵路線圖等若干資訊。

無論橫間或純白都可以，準備一本新的口袋型筆記本，進行以下動作吧。

首先，將筆記本後方算起的二十四頁共十二個跨頁拿來當成月曆使用。

在每個跨頁左邊頁面依序貼上一至十二月的月曆。

如果是需要一整日時間的行程，就可以寫入這個月計畫表裡。

空白的右邊頁面則可用來寫下更詳細的預定、或安排中的計畫。

例如，頁面中央可以寫上十五日當天的預定，十八日的預定就寫在稍微下面一點的地方，像這樣子，在書寫時讓時間順序一目了然也不錯。

接下來，將準備貼在筆記本上的通訊錄列印出來，貼在月曆後那幾頁。

這裡只要整理出最低限度的幾個重要連絡人物即可。

這份通訊錄最注重的是機動性，沒有必要將一查電腦就能立刻找到的資訊全部列印出來，選擇最常發電子郵件或電話聯絡的那些「重要名單」上的人即可。

也可以預留一些空間，以便記下新朋友的電話號碼或聯絡方式，別忘了在上面做個待辦記號，提醒自己是否已同步更新在電腦或手機裡。

筆記後面依序是月曆、通訊錄，填寫工作待辦事項的欄位也是接下去從筆記本後方寫起。

這麼一來，由前往後依時序寫下的全方位記錄部分，跟由後往前書寫的工作待辦事項就能分成兩個部分。

當兩者會合時，也就是你的筆記本該「畢業」的時候了。

此外，雖說貼上地圖以及電車路線圖也無妨，但既然是筆記本，也可以將這些折好收入擴充內袋，想用時就能迅速取出使用。

接下來只要在內袋裡再放進幾張名片，一本萬用手冊便完成了。

不過，這樣的書寫順序只不過是一個參考例子。

如果有人不在乎全方位記錄的部分少一點，也可以將兩者順序的調換，將工作相關的內容由前往後寫。

將筆記本當成萬用手冊使用的話，可以依照自己的喜好自由改造手帳的形式。

既可以追求自己喜愛的形式，也能隨著興趣改變重做一本新的。

那都是全世界獨一無二、只屬於你自己的萬用手冊。

利用日誌來紀錄「時間軌跡」剛才介紹日誌的那一節裡，唯一沒介紹到的就是每日一頁的「日誌」（DailyDiary）。

這是MOLESKINE筆記本中最像萬用手冊的一款。

建議每日行程繁忙或需要寫很多記錄的人使用。

這款筆記本故意模糊行程記錄部分與備忘錄部分的區隔。

預定計畫滿的時候，光是行程就能寫滿一整頁，其他預定計畫較少的日子，寫行程的空格也可拿來寫備忘錄或塗鴉。

有一種使用方法能夠活用日誌的這種特徵。

就是詳細記錄時間的使用方法，做成「時間軌跡記錄本」。

就像減肥時會詳細記錄下所吃的食物及卡路里、運動量等，藉由時間軌跡來審視平時利用時間的方式，就能找到時間的贅肉。

如果你不是很清楚每天的時間都用在哪裡，請務必試著實行看看。

執行時間軌跡的記錄時，首先要將一整天的時間做出大略的分類。

接下來用顏色一一區分這些分類。

為了不忘記各種對應顏色，可以在筆記本的封面內裡寫上分類規則。

接下來就是照著這個分類，將一天的時間逐一塗上顏色。

由於時間的利用方法無法分得那麼清楚，以十五至三十分鐘為單位大略記錄就夠了。

只要持續這個作業一週，就能了解你的生活如何循環，也能找到其中不太滿意或待改善的部分了。

這麼一來，就能發現諸如沒有時間跟家人相處、睡眠不足等時間使用面積的不平均，以及用餐、起床、睡眠時間不固定等習慣不夠好的部分。

一旦習慣記錄時間軌跡後，就可以像「今天我想照這樣的計畫行動」這樣，在一天的開始，先在計畫好的時間分類上色，之後再跟實際的時間使用方法做個比較。

記錄前原以為用餐的時間大概是一個小時，正確測量後，才發現從準備到收拾實際上花了兩個小時，時間的觀念也能變得更準確。

記錄時間軌跡能給你一個更加客觀的指標，去看清那些「不知不覺間」浪費掉的時間。

學會更準確地推估時間，就不會訂出太過勉強的行程，工作也能更有效率。

引用來源：書名 - MOLESKINE「傳奇筆記本」的活用術作者 - 堀正岳、中牟田洋子譯者-葉小燕、張凌虛出版社 -高寶簡介- 名家最熱愛的傳奇筆記本，第一本詳盡解說MOLESKINE使用方法的創意分享書。

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