【陳超明×國際溝通講堂】國際會議英文簡報： 事前準備

上一期本專欄進行了國際研討會及論壇的提問與討論等內容簡介，並提供實用句型和必學單字，然而，如果你或長官同事參加了國際會議，要由你負責準備會議演講的話， ... EnglishCareer第68期名家專欄陳超明／國際溝通講堂 414 上一期本專欄進行了國際研討會及論壇的提問與討論等內容簡介，並提供實用句型和必學單字，然而，如果你或長官同事參加了國際會議，要由你負責準備會議演講的話，當中又有哪些環節要留意呢？   怡玫在擎天藝術公司擔任總經理秘書。

總經理應邀擔任「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會的其中一位講者，報告台灣文化產業現況的發展。

怡玫的工作則是協助總經理整理出演講時的注意事項、講稿大綱與相關資料供其參考。

但是從未參加過國際研討會的怡玫，必須從何處著手呢？   怡玫擔任總經理秘書，必須熟知所有演講相關細節，將不確定因素控制至最低，讓總經理可以無後顧之憂地準備演講。

怡玫有哪些必須注意的事項呢？   國際會議簡報前的注意事項   一、演講時間：以現場聽眾的專注時間為考量，一般國際會議的演講時間，須控制在18分鐘左右，留二分鐘做彈性運用。

唯獨專題演講（keynotespeech）的演講時間較長，有50到60分鐘之久。

講者必須針對演講的時間長短，決定演講內容的精簡程度。

重要的國際會議中，為了避免超時，講者必須反覆練習，將演講長度控制在規定時間內。

  二、場地確認：若講者事前未曾造訪過該演講場地，務必確認場地的配置與進出動線。

若無法進行場勘，也必須先向主辦單位索取場地的配置圖或照片，了解講者屆時所站的位置與來回走動的範圍。

如果講者必須播放音檔或影片檔，也須事先詢問場地是否提供無線網路，並且其影音器材是否完備。

如果講者使用的是自己的電腦做簡報投影，也記得自行攜帶轉接頭，甚至攜帶備用電腦，以防主要電腦出現突發狀況。

  三、提前抵達會場：即使講者已在演講前確認了以上種種注意事項，也別忘了演講當日提早到會場準備，並且請秘書或助理實際演練操作該場地的硬體設備，如此一來才有足夠的時間應變或處理突發狀況。

講者提早抵達會場也能避免讓聽眾 看到自己匆忙的窘況，保持從容不迫的態度與整潔的儀容，也是演講成功的秘訣之一。

  確認演講的情境   講者在著手撰寫講稿前，必須先確認聽眾身分、溝通目的等情境（context），接著才能決定自己須使用何種演講類型（genre），好成功與聽眾做連結。

詳細情境檢核，請見表一。

透過表一的檢查表，能讓講者知道自己必須使用何種語言模式演講才是合宜並且有效的。

比如說，若聽眾非母語人士，則講者就應該避免使用該語言中的俚俗語，或是避免舉該文化的特殊例子作為說明。

  又或是，想要說服聽眾時應使用說服式演講（persuadingpresentation）；若要介紹、報告趨勢概念時，則應使用報告式演講（reportingpresentation）。

有關這兩者的差異請見表二，兩者的架構重點則請見表三。

報告式演講因為較為重視議題的數據與論證，細部的架構較為複雜，若要為此準備演講簡報，讀者不妨一併參考表四的細部架構。

請注意兩種演講類型的界線並非黑白分明，講者可在說服式演講中加入一些報告式演講的準則：以數據資料說服聽眾。

反之，講者也可在報告式演講中使用一些說服的策略：以建議的方式報告資料。

  最後稍稍要留意的是，在文化慣例上，中文的敘事邏輯和英文的敘事邏輯並不相同。

簡單來說，中文的敘事原則為非線性邏輯，主要訊息通常於結尾出現；英文則為線性邏輯，主要訊息通常出現在開頭處，相關差異請見表五。

以上是英語演講準備期間須留意的各種細節，同時提供方便進行準備的架構工具。

下一期將會繼續就英語演講提供情境案例、實用句型與必學單字，請讀者不要錯過。

（本文由陳超明、彭若寧共同撰寫） PreviousPost 發行人語：出發吧海外工作不用畫地自限 NextPost 【TESOL論文】字謎、隱喻、押韻、融合字與圖案詩／透過語言遊戲在英語課上提升創造力 發燒話題 想當公務員更需英語力雙語政策將成國考重心 台灣邁向雙語國家教育需與人才進用雙管齊下 英語、程式、理財、證照課程最夯加值職場競爭力／小資族開外掛、身價翻倍線上進修 熱門文章 文組生換跑道寫Code英文能力是關鍵 英文閱讀壓力大？掌握五大基本守則快樂讀英文 【鍾文雄×關鍵數字】如何有效帶領與留任新世代人才？ 活動快訊 想當公務員更需英語力雙語政策將成國考重心 邁向2030雙語國家，台南市輔導百年菜市場提供雙語服務 後疫情時代，「關鍵人才」將成求職徵才新趨勢，你是企業的首選嗎？ 徵才版快速約會十分鐘決定是否繼續談下去 《公益英語學堂》上線　遠距學英語幫助馬拉威 台灣全球化教育推廣協會 GlobalEducationAssociationinTaiwan 關於我們 台灣全球化教育推廣協會 出版品 EnglishCareer期刊 專案成果 合作夥伴 AIESEC國際經濟學商學學生會 CHRMA中華人力資源管理協會 SHRM TESOL 聯絡資訊 EnglishCareer-GEAT [email protected] 電子報訂閱 ShoppingBasket