檔案歸檔點收ㄟ撇步

法源依據：公文程式條例第11條及文書處理手冊貳、十六（二）14與陸、四十（五） ... 適用，而檔案管理單位亦未依規定辦理稽催或簽請權責長官處理，致使公文散佚、毀棄 ... 現在位置:首頁>檔案知識+ 檔案知識+ 檔案歸檔點收ㄟ撇步 辦畢公文是否皆須歸檔？辦理歸檔作業時，為什麼要編寫頁碼及蓋騎縫章？編寫頁碼可以用原子筆嗎？附件也要蓋騎縫章嗎？如果遇到承辦人遲不歸檔或以影本歸檔，又該怎麼處理呢？……以上問題，是目前機關檔案管理人員在辦理點收作業時，經常會遇到的疑問，本文將藉由解析相關法規與實務經驗分享，期使點收作業可以更加得心應手。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組專員竇薇薇 壹、歸檔範圍 法源依據：檔案法第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

檔案法施行細則第2條規定，前開所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。

依檔案法及其施行細則所定義之「檔案」，並非僅侷限於公文書，而是包含機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之各種紀錄，例如「簽」、「照片」、「地圖」、「工程圖」、「錄影（音）帶」等(圖1)，不論有無文號，或其形式性質如何，均屬「檔案」範疇，在辦畢後均應辦理歸檔及後續檔案管理事項。

另外，為避免機關內部單位將同一案件重複歸檔，增加典藏空間負擔及行政管理成本，依機關檔案點收作業要點第5點規定，以機關名義對內部單位行文或機關內部單位間行文者，除發文單位於案件辦畢後應依規定辦理歸檔外，其他受文單位得不歸檔，以保留彈性。

圖1：各類型檔案 貳、歸檔期限 法源依據：機關檔案點收作業要點第5點規定，各機關承辦單位或文書單位應將依文書處理手冊或業務相關規定，完成發文、存查或其他辦結程序之案件，於辦畢5日內逐件依序彙齊後，送交檔案管理單位歸檔；惟依同要點第7點規定簽准延後歸檔者，不在此限。

有關歸檔期限「5日」之計算是否包含例假日，在檔案法令並未明文規定，可由各機關本於權責衡酌決定。

參、編寫頁碼與蓋騎縫章 法源依據：公文程式條例第11條及文書處理手冊貳、十六（二）14與陸、四十（五）規定，文稿有2頁(含)以上者應裝訂妥當，並於騎縫處加蓋騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

文書乃檔案的前身，因此，部分檔案管理作業規範係承續文書管理規定而來，例如機關檔案點收作業要點第9點第2項第6及7款，規定歸檔案件未依規定蓋騎縫章或職名章及編寫頁碼者，應退還文書單位或承辦單位補正，便是一例。

而編寫頁碼之主要目的，則是在於釐清承辦人員與檔案管理人員間的權責，以利點收作業的進行，並便於後續檔案管理及應用。

一、頁碼編寫   （一）紙本     法源依據：機關檔案點收作業要點第3點規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依文件產生日期之先後順序，晩者在上，早者在下，依序編寫頁碼；附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員於每頁適當位置，以鉛筆編寫頁碼。

編寫頁碼時如遇有附件屬書籍型式或原已編有頁碼者，不論是否隨文裝訂，無需重複編寫頁碼，得將總頁數註明於首頁下方空白處，以節省作業人力。

此外，前案如已點收歸檔，之後有須併前案歸檔情形者，業務承辦人員僅需就後案之文件產生日期先後順序，依序編寫頁碼即可，毋須全案重新編寫頁碼。

換言之，併入同一目次號之各案件，其頁碼編寫可以分別為之，不須重新塗改或續編，必要時，亦得於該案件首頁註明併件後之總頁數，以確認其頁數有無遺漏。

至於以鉛筆編寫頁碼(圖2)之考量，主要是紙質類檔案容易因材質及外在環境影響而有損壞情形，為避免傷害檔案頁面以利保存維護，因此明定以鉛筆為之，而未以原子筆或打印機編寫頁碼。

圖2：以鉛筆於適當位置編寫頁碼   （二）線上簽核案件     法源依據：文書及檔案管理電腦化作業規範之參、十三（二）1（2）及2（4）規定，文書本文檔之製作，於呈現或列印時應編列頁碼；附件檔之製作，應編列頁碼，但依該電子檔性質無法編列頁碼者，不在此限。

依上開規定，線上簽核等電子型式檔案亦須編列頁碼，相關編碼作業則可於公文系統中設計自動編碼功能(圖3)，以利後續辦理歸檔點收查檢作業。

圖3：線上簽核頁碼編寫範例 二、 蓋印騎縫章   依公文程式條例及文書處理手冊規定，文稿有2頁以上者應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章(圖4)，惟並未明定公文附屬文件應否加蓋騎縫章或職名章；另，本局前函請行政院秘書處釋示，鑒於公文之附屬文件樣態繁多，函稿以外文件（如來文、公文之附屬文件等），各機關得視案件性質及重要程度自行決定是否加蓋騎縫章或職名章，並得納入內部作業規範，以為後續檔案點收作業之依據。

圖4：蓋印騎縫章範例 肆、催歸 法源依據：機關檔案點收作業要點第10點規定，對於應歸檔而未歸檔之案件，包括附件於屆滿辦畢日期後仍未歸檔者，各機關檔案管理單位應定期辦理稽催，經稽催仍未辦理者，應簽請權責長官處理。

承辦人員或文書人員於案件辦畢後應依規定辦理歸檔，如未歸檔者，檔案管理單位應予催歸；若承辦人員以辦畢公文未經檔案管理單位點收為由，規避檔案法所稱「檔案」之適用，而檔案管理單位亦未依規定辦理稽催或簽請權責長官處理，致使公文散佚、毀棄或損壞，相關承辦人員與檔案管理人員除有行政責任外，恐仍有違反刑法及其他行政法令之虞，著實不得不慎。

伍、影本歸檔 法源依據：機關檔案點收作業要點第2點規定，各機關歸檔案件以原件為原則；同要點第9點第2項第10款規定，案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者，應退還承辦單位或文書單位補正。

檔案原件具有法律信證、行政責任稽憑及歷史研究等價值，因此機關檔案點收作業要點明定歸檔案件以原件為原則；如有特殊原因未能以原件歸檔者，則應敘明理由簽奉權責長官核准後，始得以影本辦理歸檔。

至於以影本歸檔者，是否需加蓋與正本相同之章及承辦人員職名章部分，相關法規並未明定，各機關得視管理需要衡酌決定。

陸、紙本來文改以線上簽核者如何歸檔 法源依據：機關檔案點收作業要點第5點第2項規定，機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢，其紙本來文如無重複歸檔之必要者，得不歸檔。

依本局99年12月14日檔徵字第0990009313號函修正機關檔案點收作業要點第5點之說明，凡涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文，及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，其紙本原件仍有歸檔管理之必要，則不在所定「得不歸檔」之範圍。

簡言之，屬民眾、社會團體、公司行號等非屬機關間之紙本來文，以及涉及個人權益與信證稽憑之機關間紙本來文，經轉製為電子型式且以線上簽核辦畢者，其紙本來文應併同辦理歸檔。

至於無需併入歸檔之紙本，即非屬檔案管理範疇，得由各機關本於權責，衡酌決定處理方式，例如自行訂定其保管期限，並於屆期後逕行清理處置。

柒、結語 檔案是社會活動的紀錄，見證人類歷史的演進，而文書為檔案前身，兩者關係密不可分，藉由歸檔點收作業之落實，妥善銜接文書與檔案管理作業流程，進而發揮檔案管理之功能，妥適留存重要紀錄。

熟悉歸檔點收的各種撇步，保證在進行歸檔點收作業時可以更加得心應手唷！